Rédaction de documents
La rédaction de documents juridiques est une tâche essentielle pour toute entreprise. Le module de rédaction d’Alex vous permet de gérer efficacement un large éventail d’opérations directement depuis la plateforme, avec des fonctionnalités avancées qui simplifient le processus.
1. Prise en charge de tous types d’opérations
Alex permet de réaliser un nombre important d’opérations, allant des plus simples aux plus complexes (approbation des comptes, rémunération des dirigeants, cession de titres, changement de siège social etc.). Cela inclut la rédaction de procès-verbaux, contrats, actes de cession, et bien plus encore.
Ces opérations peuvent être réalisées dans le cadre de différents types de décisions collectives, que ce soit lors d’une Assemblée Générale (ordinaire ou extraordinaire), d’un acte sous seing privé, d’une décision unanime des associés, ou encore d’une décision de l’associé unique ou du président. Peu importe le cadre juridique, Alex vous garantit un processus fluide, automatisé et conforme aux obligations légales.
2. Rédaction automatique des documents
La génération de documents avec Alex est rendue facile grâce à des modèles intelligents. À partir des données de votre société, l'outil rédige automatiquement les documents nécessaires, en assurant la conformité avec la législation française. Cela vous permet de gagner un temps précieux tout en garantissant la précision des documents.
Cas pratique : approbation des comptes
L’approbation des comptes est un processus récurrent pour la plupart des entreprises. Tout l’enjeu est la récupération de la donnée comptable, pour cela Alex va s’appuyer sur différentes sources:
- Fichier EDI: Récupération automatique des fichiers EDI via des logiciels comptables partenaires (en API) ou upload de votre fichier sous différents formats
- Bilan comptable : Extraction des données directement depuis les bilans, grâce à notre OCR couplé à notre IA.
À partir des données, Alex calcule automatiquement l’affectation du résultat selon des règles juridiques et comptables préconfigurées, modifiables manuellement si besoin. Ensuite, tous les documents nécessaires sont générés :
- PV d'Assemblée Générale
- Feuille de présence avec pourcentage des droits de vote
- Projet de résolution
- Affectation du résultat
- Rapport spécial (conventions réglementées)
- Déclaration de confidentialité des comptes annuels (uniquement si besoin, grâce a nos règles de calcul de seuils)
- Pouvoirs pour formalités
- Rapport de Gestion (si besoin avec l’intervention des CAC)
3. Banque de modèles de documents
La plateforme propose une banque de modèles préremplis que vous pouvez personnaliser selon vos besoins. Que ce soit pour la création d’une société ou la gestion d’une opération complexe, les modèles sont prêts à l’emploi.
Alex propose une vaste banque de modèles préremplis que vous pouvez personnaliser en fonction de vos besoins spécifiques. Que ce soit pour des opérations comme la création d’une société, la cession de titres ou l’approbation des comptes, les modèles sont prêts à l'emploi et garantissent la conformité juridique.
En plus des modèles de documents, Alex propose également un clausier : une bibliothèque de clauses préétablies que vous pouvez insérer dans vos documents. Ce clausier vous permet d’adapter les documents à vos besoins spécifiques en ajoutant des clauses juridiques courantes ou spécifiques, garantissant ainsi une flexibilité maximale dans la rédaction de vos documents.
4. Editeur de texte intelligent et collaboratif
L'éditeur de texte d'Alex est conçu pour améliorer la collaboration et l'efficacité :
- Variables dynamiques : Les informations insérées dans les documents sont modifiables et partagées entre les différents documents générés, garantissant une cohérence parfaite des données.
- Automatisation des données : Les variables sont alimentées automatiquement par les données de la société (comme les actionnaires, les mandats, etc.), ce qui permet de maintenir la conformité des documents tout en facilitant leur mise à jour.
- Assistant IA : L'éditeur intègre également un assistant IA qui vous aide à générer des clauses à la volée, personnalisant ainsi les documents complexes selon vos besoins précis.
Grâce à cet éditeur, plusieurs utilisateurs peuvent collaborer en temps réel sur un même document, et toutes les modifications sont immédiatement répercutées sur l’ensemble des documents concernés.
La rédaction de documents juridiques en France doit respecter plusieurs exigences légales :
- Conformité des informations : Tous les documents doivent inclure des informations précises et être en conformité avec le droit des sociétés.
- Signature des parties : Les signatures doivent être légalement valides, souvent via des outils de signature électronique.
- Archivage : Les documents doivent être conservés de manière sécurisée pour être accessibles à tout moment en cas de contrôle.
La législation française impose aussi des standards stricts concernant les procès-verbaux, les actes de cession, les contrats, etc. Avec Alex, tous vos documents sont automatiquement conformes à ces exigences et archivés en toute sécurité, garantissant un accès simplifié en cas de besoin.
Avec Alex, la rédaction de documents juridiques devient rapide, intuitive et conforme. Que ce soit pour des opérations courantes comme l'approbation des comptes, la cession de titres, ou pour des décisions plus complexes, Alex vous permet d'automatiser chaque étape, garantissant ainsi sécurité et conformité à chaque instant.
