Stockage de documents
Le coffre-fort numérique d’Alex permet de stocker et gérer vos documents juridiques en toute sécurité. Fini les GED, Google Drive ou autres outils externes : tout est centralisé et structuré dans une interface simple et intuitive, inspirée des explorateurs de fichiers Mac et Windows.
1. Stockage sécurisé
Vos documents sont stockés dans un coffre-fort numérique conforme aux standards européens, avec une protection par chiffrement et une authentification renforcée, garantissant leur confidentialité.
2. Récupération automatique des documents
Alex récupère automatiquement les documents depuis les sources d’open data, facilitant la mise à jour régulière et l’accessibilité à des informations publiques.
3. Extraction d’information grâce à l’IA
L’IA d’Alex analyse les documents et extrait les informations clés, ce qui facilite la gestion et la recherche des données importantes.
4. Classement intelligent des documents
Le classement automatisé organise efficacement tous vos documents, vous permettant d’accéder rapidement à tout ce dont vous avez besoin, sans effort manuel.
5. Fonction de recherche avancée
Le moteur de recherche d’Alex vous aide à retrouver rapidement n’importe quel document grâce à des critères de recherche précis ou des mots-clés spécifiques.
6. Historique via Open Data
Alex vous permet de récupérer l’historique complet des documents issus de l’open data, vous offrant une vue d’ensemble sur les données et modifications passées.
7. Sécurité et conformité
Le coffre-fort numérique d’Alex respecte les normes strictes de sécurité européennes (RGPD, etc.), garantissant que vos documents sont protégés et conformes à toutes les réglementations en vigueur.
8. Accès pour les utilisateurs externes
Vous pouvez facilement donner des accès à des parties externes de manière sécurisée, comme des collaborateurs, investisseurs ou auditeurs, tout en contrôlant les niveaux d’accès.
Avec Alex, vos documents sont non seulement sécurisés, mais aussi organisés intelligemment pour une gestion fluide et conforme aux standards européens.
Le stockage numérique de documents en France doit respecter plusieurs obligations légales, principalement dans le cadre de la protection des données personnelles et de la sécurité des informations.
- Conformité au RGPD : Le coffre-fort numérique doit respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cela inclut la gestion des données personnelles, leur sécurisation, et la capacité pour les utilisateurs d’accéder, corriger ou supprimer leurs informations.
- Sécurité des documents : Les documents doivent être protégés contre les accès non autorisés. Cela implique des mesures telles que le chiffrement des données, l’authentification renforcée et la traçabilité des accès.
- Archivage légal : Certaines données, notamment celles à valeur probante (comptables, fiscales, juridiques), doivent être conservées dans un cadre sécurisé pour une durée déterminée par la loi. La conservation électronique de ces documents doit permettre de garantir leur intégrité et leur immuabilité.
- Accès contrôlé : L’accès aux documents doit être contrôlé, surtout si des tiers sont autorisés à consulter ou manipuler ces documents. La réglementation impose que les entreprises puissent attribuer différents niveaux d’accès en fonction des besoins et des autorisations des utilisateurs.
- Certification de coffre-fort électronique : En France, les entreprises doivent parfois recourir à des solutions certifiées, comme les tiers de confiance pour garantir la conformité légale du stockage de documents numériques, particulièrement pour les documents comptables ou fiscaux.
Ces exigences garantissent la protection et la conservation sécurisée des documents numériques. Le coffre-fort numérique d’Alex est conçu pour répondre à toutes ces obligations, assurant ainsi que vos documents sont stockés en toute conformité avec la réglementation française.
