Assemblée Générale
La gestion d’une assemblée générale (AG) peut être complexe. Alex vous accompagne à chaque étape, de la préparation à l’archivage, tout en respectant les obligations légales françaises.
Avant l’assemblée générale
- Génération de la documentation : Alex génère automatiquement les convocations, résolutions, projets de procès-verbaux et feuilles de présence.
- Envoi des convocations : Les actionnaires reçoivent leurs convocations directement depuis la plateforme. Alex calcule automatiquement les délais légaux de convocation (15 jours pour une SAS, 21 jours pour une SA, peut être customisable sur demande)
- Gestion des procurations : Les actionnaires peuvent donner procuration en ligne pour se faire représenter.
- Espace dédié aux actionnaires : Un espace sécurisé permet aux actionnaires de consulter les documents, poser des questions, voter par correspondance, ou donner une procuration.
Alex garantit la traçabilité de chaque action, avec un suivi en temps réel pour éviter tout retard ou oubli. Cette automatisation complète réduit significativement les risques d’erreurs.
Pendant l’assemblée générale
- Visioconférence intégrée : L’AG se déroule en visioconférence, assurant la participation de tous.
- Suivi du quorum : Alex suit en temps réel le nombre d’actionnaires présents pour garantir que le quorum est atteint.
- Formulaires de vote : Pour chaque résolution, des formulaires de vote numériques sont disponibles et suivis en temps réel.
- Gestion des majorités : Alex suit automatiquement les résultats pour s’assurer du respect des règles de majorité pour chaque résolution.
- Signatures électroniques : Les documents finaux sont signés électroniquement, facilitant la validation immédiate.
Après l’assemblée générale
- Prise en charge des formalités (optionnel) : Alex gère les formalités post-AG, comme le dépôt des résolutions auprès des autorités compétentes (greffe, etc.).
- Archivage sécurisé : Tous les documents de l’AG sont automatiquement archivés dans un coffre-fort numérique, garantissant une traçabilité complète.
Les sociétés par actions (SAS, SA) doivent respecter des règles précises concernant la tenue des AG :
- Convocation : Les actionnaires doivent être convoqués dans les délais légaux (minimum 15 jours avant l’AG pour une SAS, 21 jours pour une SA).
- Documents à fournir : Les actionnaires doivent avoir accès à tous les documents pertinents (convocations, résolutions, rapports) pour participer aux décisions.
- Respect du quorum : Un quorum est nécessaire pour valider les résolutions. Par exemple, pour une SAS, il faut la présence d’un quart du capital pour une AG ordinaire.
- Rédaction du procès-verbal : À l'issue de l'AG, un procès-verbal est rédigé et signé par les représentants légaux. Il doit être conservé et déposé dans les délais auprès des autorités compétentes.
Grâce à l’automatisation complète d’Alex, chaque étape du processus est sécurisée et fluide, réduisant considérablement les risques d’erreurs humaines. Cela permet aux utilisateurs de se concentrer sur les décisions stratégiques plutôt que sur la gestion administrative. Alex assure une gestion en temps réel, garantissant la conformité avec la législation française tout en éliminant les retards et les erreurs dans les formalités.
